od 1 maja 2018 roku nie można montować w nowych budynkach źródła ogrzewania niezgodnego z uchwałą, a więc nawet tych kotłów, które dotychczas przez niektórych producentów określano mianem ekologicznych, ale nie posiadały odpowiednich potwierdzeń i sprawozdań z badań w placówkach mających do tego celu odpowiednią akredytację; Należy je przechowywać 5 lat od zakończenia roku podatkowego, a zatem w 2022 roku można zniszczyć tylko dokumentację, która straciła ważność 31 grudnia 2017 roku, zaś w 2023 tę, która dotyczy rozliczenia roku 2018. Przed zniszczeniem dokumentów skarbowych należy zwrócić uwagę również na postępowanie – niektóre Jeśli KRS wykreśli spółkę z o.o. po likwidacji to nie macie obowiązku jej wykreślenia z CRBR. Zresztą nie ma nawet takiej możliwości, aby wykreślenia dokonać. Informacje dotyczące spółek z o.o. są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od dnia, w którym dokonano wykreślenia spółki z o.o. z KRS. Dostaję od Was mnóstwo pytań i dzisiaj postaram się krótko na jedno z nich odpowiedzieć. Otóż tym razem na tapecie zmiana zarządu a wpis w KRS, czyli lista dokumentów do złożenia do KRS po zmianie zarządu w spółce z o.o. Choć na blogu we wpisie Odwołanie Prezesa Zarządu a wpis w KRS, pisałam jakie dokumenty należy złożyć celem aktualizacji składu osobowego w zarządzie 2. W razie rozwiązania stowarzyszenia przez sąd, zarządza on jego likwidację, wyznaczając likwidatora. Art. 37. [Obowiązki likwidatorów] 1. Obowiązkiem likwidatora jest przeprowadzenie likwidacji w możliwie najkrótszym czasie, w sposób zabezpieczający majątek likwidowanego stowarzyszenia przed nieuzasadnionym uszczupleniem. 2. Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) e-ZLA – informacje dla ubezpieczonych. Otrzymałeś e-ZLA - jakie dokumenty powinieneś złożyć aby otrzymać zasiłek chorobowy. Ubiegasz się o zasiłek chorobowy po ustaniu ubezpieczenia. . Zamknięcie działalności gospodarczej może być wynikiem wielu różnych czynników - wśród nich można wymienić niekorzystną sytuację na rynku, zmianę formy działalności gospodarczej czy po prostu kiepski pomysł na interes. Wiąże się z nim wiele formalności do wypełniania - i to właśnie o nich piszemy w niniejszym artykule. Zamknięcie działalności gospodarczej - spisy i wykazy Zamknięcie działalności gospodarczej wymaga sporządzenia właściwych remanentów i wykazów jeszcze przed udaniem się do urzędu. Na gruncie podatku dochodowego niezbędne są: spis z natury, wykaz środków trwałych i wyposażenia. Spis z natury musi objąć wszelkie towary handlowe i materiały w posiadaniu firmy, identycznie jak przy sporządzaniu standardowego remanentu na otwarcie bądź zamknięcie roku podatkowego. Wykaz środków trwałych i wyposażenia jest niezbędny, ponieważ według Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sprzedaż firmowych sprzętów stanowi opodatkowany przychód z działalności. Podatek należy odprowadzić, jeżeli sprzedaż firmowego wyposażenia ma miejsce przed upływem 6 lat od zakończenia działalności gospodarczej. Gdy ten czas minie, pobór podatku nie obowiązuje. Wykaz środków trwałych i wyposażenia na zakończenie działalności gospodarczej powinien zawierać: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych, wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji. Uwaga! O sporządzaniu opisanych wyżej dokumentów trzeba zawiadomić naczelnika właściwego US w terminie przynajmniej 7 dni przed dokonaniem tego działania. Dla czynnych podatników VAT Zamknięcie działalności gospodarczej wiąże się ze sporządzeniem drugiego spisu z natury. W nim - oprócz towarów i materiałów - mają zostać uwzględnione też inne zasoby przedsiębiorstwa, takie jak środki trwałe i wyposażenie, przy nabyciu których odliczono VAT. Konieczność sporządzenia takiego spisu przy zakończeniu działalności gospodarczej wynika z tego, że środki trwałe (i inne składniki majątku) są na podstawie ustawy o VAT uważane za towar. Jeżeli przy ich kupnie odliczono podatek, to w chwili ich likwidacji należy je opodatkować - za podstawę trzeba tu uznać kwotę netto nabycia bądź koszt wytworzenia. Uwaga! Wartość dokonanego spisu z natury należy wziąć pod uwagę w ostatniej składanej deklaracji VAT. Zamknięcie działalności gospodarczej - wyrejestrowanie firmy Likwidując jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, skorzystać należy z dobrze znanego formularza CEIDG-1, w którym uzupełnia się niezbędne dane formalne (nie trzeba wypełniać całego druku). Wypełnienie i przesłanie druku CEIDG-1 potrzebne jest do wykreślenia działalności z rejestru CEIDG. Informacja idzie też do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - instytucja zgłasza zmianę płatnika składek ZUS lub KRUS. Jeśli w likwidowanej firmie zatrudniano pracowników, konieczne okazuje się wypełnienie druku ZUS-ZWUA służącego do wyrejestrowania ich z ubezpieczeń. Czynni podatnicy podatku od towarów i usług muszą też złożyć we właściwym urzędzie skarbowym formularz VAT-Z, informujący fiskusa o zakończeniu działalności gospodarczej i zaprzestaniu wykonywania działalności opodatkowanych VAT. Nie wszystkie dokumenty sprzed 5 lat można zniszczyć po 1 stycznia 2021 roku. Dokumentację, która stanowi podstawę rozliczania podatku, można co do zasady zniszczyć po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wiele okoliczności może jednak przyczynić się do wydłużenia okresu archiwizacji: zawarcie układu ratalnego, zajęcie majątku w toku egzekucji czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Należy również pamiętać, że likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Podstawowy termin Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przez księgi podatkowe należy rozumieć: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych zobowiązani są podatnicy lub płatnicy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z powyższym, po zakończeniu 2020 roku będzie można zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w 2015 roku (oraz w latach wcześniejszych). Te same dokumenty mogą być wykorzystywane przy rozliczaniu różnych podatków, których terminy przedawnienia się ze sobą nie pokrywają, np. CIT i VAT. W takim przypadku okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia. Przykładowo, VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 roku przedawnił się z upływem 2019 roku, ale dokumenty wykorzystywane przy obliczaniu tego podatku wykorzystywane są również przy obliczaniu podatku dochodowego za 2014 rok, którego przedawnienie nastąpi dopiero 1 stycznia 2021 roku. Rozliczenie podatku dochodowego Takie same przepisy mają zastosowanie w odniesieniu do dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych. W obowiązujących przepisach termin przedawnienia odnosi się tylko do zobowiązania podatkowego, a straty podatkowej nie można traktować jak „ujemnego” zobowiązania podatkowego, to w przepisach nie ma szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Zgonie z interpretacją indywidualną dyrektora KIS z dnia 25 czerwca 2020 r., nr „(…) Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostanie wykazana strata (tj. roku, w którym złożona zostanie deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Bez znaczenia pozostaje fakt, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.” Przykładowo, jeżeli przedsiębiorąc wykazał stratę w rozliczeniu podatkowym za 2014 rok, to dokumenty dotyczące straty musi przechowywać co do zasady tylko do końca 2020 roku. Wydłużony okres W drodze wyjątku, niektóre dokumenty podatkowe trzeba przechowywać dłużej niż podstawowe 5 lat. Wydłużony okres archiwizacji mogą przewiadywać poszczególne ustawy. Przykładowo przedsiębiorcy, którzy korzystają z pomocy publicznej udzielonej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomiczny, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku podatkowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych. Okres przechowywania dokumentacji może się również wydłużyć w przypadku wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydłużenie terminu może być następstwem nierozpoczęciem jego biegu, np. na wniosek podatnika podatek został rozłożony na raty, zawieszenia, np. wniesienia sprawy do sadu administracyjnego, lub przerwania, np. ogłoszenie upadłości przez podatnika. Wszystkie skutki i przyczyny wydłużenia terminu przedawnienia przewiduje art. 70-70e Ordynacji Podatkowej. (Dz. U. z 2019 roku poz. 900). Przesłanki wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Skutek wydłużenia biegu terminu przedawnieniaPrzyczyna wydłużenia biegu terminu przedawnieniaNierozpoczęcie albo zawieszenie1. wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku, odroczeniu zapłaty zaległości podatkowej, rozłożeniu na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej 2. wejście w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych3. wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania4. wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą tego zobowiązania 5. wniesienie żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa6. zabezpieczenie wykonania zobowiązania podatkowego7. doręczenie postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia na zobowiązanie podatkowe8. wystąpienie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na wniosek strony o opinię Rady do Spraw Przeciwdziałania Unikaniu Opodatkowania co do zasadności zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub środków ograniczających umowne korzyścizawieszenie1. wystąpienia przez organ podatkowy z wnioskiem do organu innego państwa o udzielenie informacji niezbędnych do ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego2. wszczęcie procedury wzajemnego porozumiewania na podstawie ratyfikowanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, jeżeli ta umowa nie przewiduje możliwości wprowadzenia w życie zawartego porozumienia bez względu na terminy przedawnienia 3. wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji określającej warunki cofnięcia skutków unikania opodatkowaniaprzerwanie1. ogłoszenie upadłości2. zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej (art. 70 § 8) nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednakże po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Regulacja ta jest przyczyną sporów z administracją skarbową. Przy sporach sądy administracyjne uznają, że zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym przedawniają się na zasadach ogólnych, a regulacje przewidujące jego nieprzedawnienie są sprzeczne z zasadami konstytucyjnymi (wyrok NSA z dn. 2 lipca 2019 rok, sygn.. akt. II FSK 2837/17). Likwidacja firmy Zamknięcie firmy nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania dokumentów, które są związane z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem, a również dokumenty na podstawie, których był obliczany i pobierany podatek wykonawczy w ramach pełnienia funkcji płatnika należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczą. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W związku z powyższym dokumentację podatkową zlikwidowanej firmy można zniszczyć dopiero po upływie obligatoryjnego okresu jej przechowywania. Nie istnieją przepisy regulujące sposób niszczenia dokumentacji dotyczącej przedawnionych zobowiązań podatkowych. Można ją zlikwidować we własnym zakresie lub zlecić to profesjonalnej firmie zajmującej się tym usługowo. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, iż w przypadku niektórych dokumentów w ogóle brak jest jakichkolwiek przepisów i wytycznych co do okresu przechowywania. Czytaj też: Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej od 2019 roku >> Żaden pracodawca nie może pozwolić sobie na błędy, gdyż nieprzestrzeganie przepisów co do archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny nawet do 30 000 zł. Co więcej pracodawca powinien liczyć się z odpowiedzialnością odszkodowawczą jeśli pracownik wytoczy przeciwko niemu proces na drodze cywilnej np. w przypadku zniszczenia, utraty dokumentów w okresie wymaganego okresu przechowywania. Analizując kwestie związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych warto zwrócić uwagę, iż okres ich archiwizacji zależy od rodzaju dokumentu. Niestety dodatkowo tę kwestię komplikuje fakt, iż nie zawsze w sposób jednoznaczny znajdziemy odpowiedź w przepisach jak długo dokumenty powinny być przechowywane. Na początek dokonajmy podziału dokumentacji na następujące grupy: dokumentacja pracownicza, dokumenty ZUS, dokumentacja związana z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty podatkowe. A następnie przeanalizujmy okres przechowywania w poszczególnych grupach dokumentów. Dokumentacja pracownicza Na początek rozstrzygnijmy kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. I tak w przypadku dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9b KP, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. karty ewidencji czasu pracy, imiennej karty (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację) oraz akt osobowych pracowników. Zobacz także: Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Identyczny 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Analizując kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej warto jeszcze wspomnieć o okresie archiwizacji pewnych dokumentów pomocniczych do dokumentacji pracowniczej takich jak listy obecności czy też wnioski urlopowe. Aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące archiwizacji wspomnianych dokumentów warto w tym zakresie sięgnąć do przepisów rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Z przepisów powołanego rozporządzenia wynika, iż listy obecności (również raporty obecności, karty zegarowe) są dokumentacją mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu. Natomiast wnioski urlopowe zgodnie z załącznikiem powołanego rozporządzenia powinny być przechowywane przez okres 2 lat. Zobacz także: Dokumentacja pracownicza, o której nie może zapomnieć pracodawca W grupie dokumentacji pracowniczej warto jeszcze wspomnieć o dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy mianowicie, zgodnie z powołanym wyżej rozporządzeniem, dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo należy przechowywać przez 25 lat natomiast dokumentację związaną z innymi wypadkami przez 10 lat. Z kolei analiza wypadków i chorób zawodowych powinna być przechowywana przez 10 lat. Zobacz także: Pracodawca powinien przechowywać listy płac przez okres 50 lat Dokumenty ZUS Okres przechowywania dokumentów ZUS zależy od rodzaju dokumentów i jest różny w przypadku dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych. Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat. W zakresie dokumentów rozliczeniowych należy wspomnieć, iż od 1 stycznia 2012 r. płatnicy składek mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat licząc od dnia przekazania rozliczeń do ZUS (zob. art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Dotyczy to przekazanych przez płatnika do ZUS kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz kopii imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz kopi dokumentów rozliczeniowych korygujących. Z kolei dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia, których obowiązek przechowywania wynika pośrednio z ordynacji podatkowej. Dokumenty płatnicze (potwierdzające opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów oraz o uprawnieniu do emerytury, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Dokumentacja pracownicza pod lepszą ochroną! Dokumentacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Dokumentację związaną z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych można podzielić na następujące kategorie: dokumentację na podstawie, której przyznano świadczenia z ZFŚS, które to korzystały ze zwolnienia w zakresie składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 380 zł w roku – okres przechowywania 5 lat, dokumentację na podstawie której przyznano świadczenia z ZFŚS, od których zostały odprowadzone składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych powyżej kwoty 380 zł w roku – okres przechowywania 5 lat. Z tym, że dokumenty płatnicze, które są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych, pozostałe dokumenty np. protokoły z posiedzeń komisji socjalnej, wnioski pracowników o świadczenia itp. – okres przechowywania nie dłużej niż 5 lat. Przedstawiając powyższe pracodawca w regulaminach wewnętrznych może doprecyzować kwestie związane z przechowywaniem dokumentów w tym dokumentów związanych z ZFŚS. Zobacz takze: Przedsiębiorca na chorobowym może podpisywać faktury Dokumenty podatkowe Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz ordynacją podatkową dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podsumowując warto jeszcze dodać, iż w przypadku gdy z obowiązujących przepisów prawa nie wynika przez jaki okres czasu pracodawca powinien archiwizować dokumenty należy pamiętać, iż roszczenia pracowników ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od kiedy stały się wymagalne. Chcesz wiedzieć więcej o archiwizacji dokumentacji pracowniczej? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

jakie dokumenty można zlikwidować w 2018